En spennende og givende prosess

Med god hjelp av SmartMEF er selskapet nå sertifisert i både kvalitetsstyring (ISO 9001) og miljøledelse (ISO 14001).

Karianne Eriksen, vikarierende HMS- og personalleder, deler innsikt om hvordan selskapet navigerte prosessen for å oppnå disse prestisjetunge sertifiseringene og hvorfor de valgte å prioritere dette viktige skrittet i selskapets utvikling. Bedriften ble sertifisert i april 2023 innenfor begge standardene.

- Det er nå arbeidet virkelig begynner. Nå når vi har fått sertifikatet så må vi vedlikeholde det. Vi må passe på at dokumentasjonen blir sendt inn, at styringsdokumentene våre er relevante og at vi gjør det vi sier vi skal gjøre. Det er viktig at styringssystemene blir godt implementert i bedriften, og ikke minst hos mannskapet ute i felt. Vi skal jo ha en rundgang i det, og kontinuerlig forbedring hos oss innen kvalitet og miljø, sier Eriksen.

Gjennomføringen av sertifiseringen startet opp høsten 2022, og ble gjennomført i regi av MEF.

– Vi meldte oss på MEFs seminarer, og gjennom 4-5 kurs arbeidet vi sammen med anleggsbedrifter fra hele landet, med SmartMEF tett integrert i prosessen, forteller hun.

Med hjelp av SmartMEF tilpasset bedriften nødvendige dokumenter, fullførte prosessen i desember og innkalte sertifiseringsorganet. Etter en første sjekk i februar, fikk de endelige revisjon i april. Med positivt resultat.

– Prosessen ga administrasjonen en verdifull mulighet til å gjennomgå og strømlinjeforme interne rutiner, kritisk evaluere kvalitetsstandarder, og forsterke disse standardene ute i felten, kan Eriksen fortelle.

Bedriftstilpasset

Som med all vekst har også Viggo Eriksen oppdaget at noen tidligere implementerte metoder kanskje ikke holder mål. Når slike situasjoner oppstår, er det avgjørende å dokumentere funnene, diskutere dem i driftsmøter og deretter initiere prosessen for å foreslå forbedringer.

– Bruken av SmartMEF og MEFs HMS/KS modul i SmartDok har vært essensiell. Den har sentralisert all vår dokumentasjon og tilbyr en helhetlig oversikt over bedriftens drift og våre rutiner, spesielt innen sikkerhet og HMS, forteller Karianne.

– Disse verktøyene er ikke bare essensielle for vår nåværende prosess, men sikrer også at vi er godt rustet for fremtidige utfordringer og opprettholder disse standardene i årene som kommer.

Som kunde av Viggo Eriksen er dette særdeles gode nyheter. Du kan stole på at selskapet har dokumentasjon og rutiner på stell, noe som igjen resulterer i et bedre produkt for kunden.

Forbedring av rutinene

Viggo Eriksen tok i bruk SmartMEF i 2022 rett etter at det var lansert. For selskapet var det svært viktig at kvalitetssystemet skulle være tilpasset deres egen bedrift.

– Det som var viktig da vi begynte med SmartMEF var å bedriftstilpasse skjemaer og rutiner slik at det ble relevant for oss. Det som meldes inn må være viktig for både oss og kunden, verken mer eller mindre. Brukervennlighet er nøkkelen til suksess. SmartDok er enkelt for våre ansatte å bruke ute i felt. Vi er opptatt av at systemer ikke blir en plage, men blir en del av hverdagen og noe som er lett å bruke. Du skal ikke trenge å gå en halvtime å fryse på fingrene fordi registreringen tar så lang tid, mener Karianne.

Prosessen med sertifisering har gått så bra at andre selskaper har tatt kontakt med Viggo Eriksen for tips og råd.

– Vi fikk spørsmål fra en annen bedrift som også skal ISO-sertifiseres. De spurte om tips og råd til hvordan en går frem, og vi hjalp dem med glede. Det er jo kjempetrivelig å kunne bistå, og samtidig fikk vi også vist frem SmartDok og SmartMEF, sier hun.

Har bistått andre bedrifter

Et resultat av å ha rutinene på stell er at de ansatte vil oppleve at de blir hørt og at korrigerende tiltak gjennomføres. Et eksempel på godt HMS-arbeid er da en av deres ansatte meldte om dårlig lufting på en arbeidsplass.

– Ved ett av våre byggeprosjekter opplevde to arbeidere dårlig lufting i forbindelse med arbeid med maskin inne i bygg, og det var bekymring for mulig helseskade. Umiddelbart sendte de inn en Rapport om Uønsket Hendelse (RUH) for å varsle om situasjonen. Vår umiddelbare respons var å øke frekvensen av lufting og pauser, som et strakstiltak, sier hun.

Etter å ha utført en årsaksanalyse, tok prosjektlederen umiddelbart kontakt med byggherre. Som et resultat ble det ordnet med en vifte som korrigerende tiltak. Alt dette ble raskt dokumentert og sendt til byggherren via SmartDok, og det understreker viktigheten av digitale HMS-verktøy.

– De ansatte i feltet fikk også umiddelbar tilbakemelding, noe som fremmer en kultur for å varsle om potensielle sikkerhetsproblemer i fremtiden, sier Eriksen.

Godt HMS-arbeid