– En stor fordel, for hele bedriften

OSLO: En kan nok forstå at prosjektlederen snakker varmt om SmartDoks app-baserte system. 32-åringen har ansvar for KS og HMS-oppfølging, og satt frem til sommeren 2018 med et papirbasert system. Tungvint, tidkrevende og uoversiktlig.

– Det har vært en vesentlig overgang for meg som skal godkjenne og kontrollere det som gjøres av KS og HMS-arbeid, understreker han.

Berntsen må ta betenkningstid på spørsmål om hvor mye tid han tror han har spart i sin arbeidshverdag. Noe overraskende er konklusjonen at det totalt sett benyttes like mange timer som før.

Det krever en forklaring.

– Et system som er enklere å bruke, brukes også mer. Det er så lett tilgjengelig at man skriver flere avviksmeldinger, flere rapporter om uønskede hendelser, forteller han.

– Før gjorde vi kanskje for lite, legger Berntsen til.

Per sak derimot, der er tidsbesparelsen stor. Godkjenning og behandling var tidkrevende tidligere.

 Jeg bruker betydelig mindre tid nå, understreker prosjektlederen.

Finner mønster

Men det er også en tydelig verdi utover tid, og dermed økonomi. Langt bedre oversikt hjelper til med å finne et mønster i det som rapporteres.
– Det er en stor fordel, for hele bedriften. Vi klarer å gjøre noe med det som blir rapportert. Det er jo også formålet med dette, understreker Berntsen.

Ressursplanlegging

Det er langt flere enn Henrik Berntsen som nyter godt av systemet. Alle de drøyt 150 ansatte i Braathen Landskapsentreprenør fører timer via appen. Ikke minst gjøres fordelingen av mannskap og maskiner via SmartDok.

– Da kan man planlegge mannskapet fremover i tid. Alle kan gå inn i appen, finne sin arbeidskalender, se hvilket prosjekt de skal være på, og hvem de skal jobbe samme med i perioden fremover, sier Morten Sandin, salgsansvarlig fra SmartDok

Verneverdig

Vi møter Braathen ute på en av prosjektene, i Telthusbakken i Oslo sentrum. Her samarbeider de med Bymiljøetaten og Vann- og avløpsetaten. Blant annet skal den verneverdige bebyggelsen få et nytt gateløp tilbakestilt til «gammel» stand. Her er løpende dokumentasjon et krav.

Et krav som nå oppfylles på kortere tid, med bedre kvalitet.

– Nå tar vi bilde, kjører det rett inn på en sjekkliste, og sender direkte til oppdragsgiver. «Gutta» selv legger rett inn i SmartDok. Det er også best. Det er de som driver med dette, og da blir det riktig, sier Kai Gonella, anleggsleder i Braathen Landskapsentreprenør.

– Helt avgjørende

I sum forenkler dette arbeidshverdagen til Braathen Landskapsentreprenør. For hele den operative delen, samt den administrative som jobber med timeregistrering, håndtering av avvik og uønskede hendelser.

– Hadde dere klart dere uten et digitalt dokumentasjonssystem i dag?

– Det er så kort tid siden vi gikk over, så svaret på det er ja, men på lang sikt er svaret nei, sier Henrik Berntsen.

For dette handler også om strengere og strengere krav til digital håndtering og dokumentasjon.

– Da er vi helt avhengig av å ha et slikt system. Et system som faktisk fungerer, og er lett å bruke. For meg, for anleggslederne, og også gutta ute. Det er egentlig helt avgjørende, understreker han.

– Det er kanskje litt sånn at man ikke helt vet hva man har gått glipp av før man tar nye systemer i bruk?

– Ja, man går seg nok litt fast i systemer.
– SmartDok har gitt oss en enklere og mer effektiv måte å jobbe på, sier Henrik Berntsen.